Elektronische Kommunikation
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation der Kreisverwaltung des Landkreises Oder-Spree
Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Der elektronische Zugang zur Kreisverwaltung des Landkreises Oder-Spree insbesondere die Übermittlung elektronischer Dokumente für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Absatz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Brandenburg (VwVfGBbg), wird hiermit nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen eröffnet.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form entwickelt die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform (Schriftform). Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (zum Signaturverfahren und zum Schriftformerfordernis siehe unter "Signatur").
Der Landkreis Oder-Spree eröffnet zum 1. Juli 2014 den elektronischen Verwaltungszugang unter den folgenden Bedingungen:
Der Landkreis Oder-Spree stellt für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail Ihre postalische Adresse sowie den gewünschten Empfänger so genau wie möglich an. Ihre E-Mail kann mit diesen Angaben schneller weitergeleitet werden.
Signierte Dokumente können bei der Kreisverwaltung Oder-Spree nur unter dieser E-Mail-Adresse verarbeitet werden. Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung Oder-Spree, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Oder-Spree dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Kreisverwaltung Oder-Spree stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
Verschlüsselte Mails können nicht bearbeitet werden.
Ausgenommen von dieser Verfahrensweise sind:
- Vergaberecht - Die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Kreisverwaltung Oder-Spree ist nicht möglich. Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg.
- Straßenverkehrsamt - Dokumente im Bereich Kraftfahrzeug-Zulassung.
- Landwirtschaftsamt – Antrag auf Agrarförderung entsprechend Erlass der EU-Zahlstelle 1/2012-Profil zentral vom 15. Mai 2012.
- Katasteramt - Die Beantragung von Vereinigungen beziehungsweise Teilungen von Grundstücken mit digitaler Signatur ist entsprechend der VV zur Beglaubigung von Anträgen auf Vereinigung oder Teilung von Grundstücken vom 1. Juli 2009 ausgeschlossen. Diese Vorschrift gilt in Verbindung des § 20 (1) des Brandenburgischen Geoinformations- und Vermessungsgesetzes (BbgGeoVermG) und setzt die Einhaltung des § 29 der Grundbuchordnung (GBO) und des § 40 des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) voraus.
- Amt zur Regelung offener Vermögensfragen – Anmeldung vermögensrechtlicher Ansprüche nach § 2 Absatz 2 Anmeldeverordnung sowie Widersprüche nach § 36 Absatz 1 des Vermögensgesetzes (VermG).
- Bauordnungsamtes - Ausgenommen sind alle Verfahren gemäß Brandenburgische Bauordnung (BbgBO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 17. September 2008 (Gesetz- und Verordnungsblatt I/08, [Nummer 14], Seite 226).
Zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 29. November 2010 (Gesetz- und Verordnungsblatt I/10, [Nummer 39]).
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.landkreis-oder-spree.de oder Briefköpfen genannte E-Mail-Adressen geschickt werden.
Signatur
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Jedes Dokument ist separat zu signieren.
Die Kreisverwaltung Oder-Spree unterstützt derzeit nur akkreditierte Signaturverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf folgender Seite:
EU Trust Service status List (TSL)
Die Übersicht zeigt alle derzeit akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter für qualifizierte Signaturen.
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zu nutzen.
Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Kreisverwaltung Oder-Spree unterstützt.
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter folgendem Link als ZIP-Archiv zum Download bereit:
Sollte die Überprüfung des Zertifikates in Ihrer Systemumgebung ein ungültiges oder fehlerhaftes Ergebnis liefern, kann die Zertifikatskette zum Herausgeber nicht überprüft werden. In diesem Fall installieren Sie bitte das Rootzertifikat aus dem folgenden ZIP-Archiv:
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Andere verschlüsselte E-Mails nimmt die Kreisverwaltung aus technischen und organisatorischen Gründen nicht entgegen.
Verschlüsselungszertifikat suchen
Sie können die Zertifikate zur verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit Mitarbeitern oder gruppenbezogenen Postfächern der Kreisverwaltung suchen und herunterladen. Benutzen Sie bitte diesen Link, geben im nachfolgenden Fenster die vollständige E-Mail-Adresse an und klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche "Suchen".
Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Kreisverwaltung Oder-Spree nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
- Portable Document Format (.pdf, PDF/A)
- Textdateien (.rtf oder .txt)
- Word (.doc oder .docx)
- Excel (.xls oder .xlsx)
- Bilddateien (.tiff, .jpeg, .bmp)
In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz verwendet werden.
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Absprache und Zustimmung der Kreisverwaltung Oder-Spree zulässig.
Dateien, die als selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros, *.bat) enthalten, werden von der Kreisverwaltung Oder-Spree nicht angenommen.
E-Mails, die einen Virus enthalten, werden nicht angenommen. Hierüber erhalten Sie keine Information.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so ist die Bearbeitung Ihrer Mail nicht gesichert. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.
Ist Ihre E-Mail nicht zu verarbeiten, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Oder-Spree und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel Eigenbetriebe (Kommunales Entsorgungsunternehmen KWU, Rettungsdienst GmbH) oder anderer Behörden oder Institutionen.
Antwort per E-Mail
Bitte beachten Sie: Bescheide und andere Mitteilungen, die einem rechtlichen Schriftformerfordernis unterliegen, werden von der Kreisverwaltung bis auf weiteres in Papierform versandt.
Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.